まずは現状を把握する
電話料金の削減は、削減策を探す前に「何にいくら払っているか」を分解するところから始まります。請求書を次の4つに分けてみてください。
- 基本料：回線・チャネルの契約に対して毎月固定でかかる費用
- 通話料：実際に通話した分の従量課金
- オプション料：転送・ダイヤルイン・着信拒否など機能ごとの費用
- 番号利用料：追加番号やフリーコール番号にかかる費用
この内訳が分かると、どこに手を入れるべきかが見えてきます。通話料の比率が高ければ課金方式、基本料の比率が高ければ回線構成が主な削減余地です。
①課金方式を見直す
もっとも即効性があるのが課金方式の変更です。分課金は通話時間を1分単位で切り上げるため、実際には話していない時間まで請求されています。1秒課金に変えるだけで、業務のやり方を一切変えずにこの分を削減できます。
詳しい仕組みと試算は「分課金と秒課金の違いとは？」をご覧ください。
②回線を見直す
次に効果が大きいのが回線構成の見直しです。特に、必要な同時通話数に対して契約チャネル数が過剰になっていないかを確認してください。ISDNは2ch・23chといった単位でしか契約できないため、実態と合っていないケースが多く見られます。
SIPトランクに切り替えると1ch単位で契約でき、拠点をまたいでチャネルを共有することもできます。拠点数が多いほど削減効果が大きくなります。仕組みは「SIPトランクとは？」で解説しています。
③番号とオプションを棚卸しする
意外と見落とされがちなのが、使われていない番号とオプションです。
- 過去のキャンペーンで取得したまま使っていないフリーコール番号
- 閉鎖した拠点の回線・番号が契約に残っている
- 導入したが運用されていない転送・音声ガイダンス等のオプション
- 実態と合っていないダイヤルイン番号の本数
1件あたりは数百円でも、拠点数が多いと年間で無視できない金額になります。契約明細を一覧化して、担当部署に使用状況を確認するところから始めてください。
④契約先をまとめる
電話・フリーコール・インターネット回線・SMSがそれぞれ別の事業者になっていると、全体最適が働きません。契約をまとめることで、次のような効果があります。
- 請求と窓口が一本化される：経理処理の手間が減り、障害時の連絡先も明確になります。
- 全体での最適化ができる：個別契約より有利な条件になるケースがあります。
- 構成変更に強くなる：拠点の追加・移転時に、複数社と個別に調整する必要がなくなります。
⑤運用ルールを整える
設備や契約の見直しに加えて、日々の運用でも削減余地があります。
- 用途に応じて連絡手段を使い分ける：一斉連絡や本人認証はSMSに置き換えると、電話をかけ直す手間と通話料の両方を減らせます。
- 着信の振り分けを最適化する：受付時間や地域による自動振り分けで、取りこぼしと折り返しを減らせます。
- 通話状況を定期的に確認する：拠点別・時間帯別の通話量を把握しておくと、次の見直しの判断材料になります。
見直しの進め方
- 直近のご請求書を用意する：1ヶ月分、可能であれば通話明細もあわせて。
- 内訳を4つに分解する：基本料・通話料・オプション料・番号利用料。
- 試算を取る：課金方式と回線構成を変えた場合の金額を比較します。
- 契約条件を確認する：契約期間・解約金の有無を確認し、切り替え時期を決めます。
- 切り替える：番号はそのまま、業務への影響が少ない日時で実施します。
無料でシミュレーションします現在のご請求書をご提供いただければ、削減額を無料で試算します。1サービスだけでも、通信まわり全体でも構いません。お電話またはメールでお気軽にご相談ください。
よくある質問
電話料金の見直しで、業務が止まることはありませんか？
切り替え作業は業務時間外や休日に実施できます。番号もそのまま継続できるため、社内での周知や取引先への連絡も不要なケースがほとんどです。
今の電話会社との契約期間が残っていますが、相談できますか？
可能です。契約期間や解約金の有無を確認したうえで、いつ切り替えるのが最も有利かを含めてご提案します。すぐに切り替えない場合でも、試算だけ先に出しておくことをおすすめします。
見直しにあたって、何を用意すればよいですか？
直近1ヶ月分のご請求書をご用意ください。通話明細まであるとより精緻な試算ができます。あわせて、拠点数・同時通話数・現在お使いのPBXやビジネスホンの型番が分かると、構成のご提案までまとめて行えます。
複数のサービスをまとめると何が変わりますか？
窓口・請求・障害対応が一本化されるほか、契約全体で最適化できるため個別に契約するより有利になるケースがあります。オフィスラインでは電話・フリーコール・SMS・光回線・クラウドPBXをワンストップでご提供しています。